Acepte una caja de sets magnéticos o montables solo cuando la referencia, el mecanismo, la cantidad, el empaque y la condición física coincidan con lo acordado. Para recibir juguetes para reventa al por mayor, registre una decisión por caja y por SKU: aceptar, condicionar a canje o reposición, o rechazar. Compare el producto con la muestra aprobada y el pedido vigente; una etiqueta correcta no basta para dar por correcto el contenido.
La hoja debe separar lo esperado de lo observado. Así puede aceptar las cajas conformes y mantener identificadas las diferencias, sin convertir una incidencia puntual en una decisión indiscriminada sobre todo el embarque.
¿Qué debe revisar en un set magnético y en un montable?
| Set magnético temático — JM334178 | Compare temática, formas y contenido con la muestra identificada. Revise que las piezas previstas para unirse correspondan entre sí y observe grietas, aperturas o componentes sueltos. Cuente por separado los sets completos y sus componentes: una pieza del set no equivale a una unidad de venta. |
|---|---|
| Auto montable infantil — DLS-K05 | Coteje carrocería, ruedas y elementos de armado con la muestra y la lista de componentes acordadas. Si llega desarmado, compruebe accesorios e instrucciones. Verifique armado, giro y rodamiento según las instrucciones del modelo, sin improvisar cargas ni pruebas con niños. |
¿Qué columnas necesita la hoja de recepción por caja?
| Identificación de recepción y caja | Asigne un folio de recepción y un identificador único a la caja. Vincule el embarque o remisión correspondiente. |
|---|---|
| Pedido y revisión | Anote el pedido y la versión de la especificación utilizados para comparar; identifique también la muestra aprobada y su fecha cuando exista. |
| SKU | Capture la referencia pedida y la referencia observada en producto o empaque. Registre cualquier diferencia entre ambas. |
| Nombre | Escriba la descripción acordada y la descripción del artículo recibido; no use solamente el nombre genérico de la familia. |
| Mecanismo | Separe función esperada y observación de la revisión: correspondencia entre piezas, armado o movimiento, según el producto. |
| Material | Identifique la especificación acordada por componente y registre diferencias observables. La apariencia o el tacto no confirman por sí solos la composición. |
| Cantidad esperada | Capture las unidades asignadas a esa caja y declare la unidad de conteo: set completo, montable u otra presentación acordada. |
| Cantidad recibida | Registre el conteo físico en la misma unidad. Distinga unidades completas, incompletas y dañadas. |
| Empaque | Compare presentación individual, protección interior, identificación y distribución por caja contra lo acordado; describa el estado recibido. |
| Condición visual | Describa daño, suciedad, humedad, rotura o piezas sueltas, indicando cuáles unidades están afectadas. |
| Alcance de revisión | Anote qué cajas y unidades abrió o revisó. No registre como inspeccionadas las unidades que permanecieron cerradas. |
| Evidencia | Vincule fotos, video o notas con el folio, la caja y el SKU. Incluya una vista de identificación y un detalle de la incidencia. |
| Decisión y motivo | Seleccione aceptar, condicionar o rechazar; indique las unidades a las que aplica y el motivo concreto. |
| Responsable y fecha de recepción | Identifique a quien realizó el conteo y la inspección, con fecha de registro. |
| Aprobador y fecha de decisión | Registre quién autoriza la aceptación, la condición o el rechazo, y cuándo lo hace. |
| Condición y seguimiento | Detalle canje, reposición u otra solución acordada; asigne responsable, fecha compromiso y criterio verificable de cierre. |
| Cierre | Anote resultado, evidencia de la corrección, fecha de cierre y persona que autoriza liberar las unidades afectadas. |
¿Cómo revisar contenido, empaque y muestra sin confundirlos?
Compare el contenido físico con la especificación y la muestra identificadas; use la etiqueta exterior como punto de partida, no como prueba suficiente de conformidad.
Fotografíe la caja antes de abrirla, incluyendo identificación y daños visibles. Al abrir, conserve la relación entre caja, empaque individual y producto. Si detecta una mezcla de referencias, sepárela antes del conteo para no compensar un faltante con unidades de otro artículo.
Cuente primero las unidades de venta y después compruebe su contenido. En un set, una bolsa llena puede seguir estando incompleta. En un montable desarmado, la carrocería no demuestra que hayan llegado todos los elementos necesarios para el armado.
Antes de resolver una diferencia, concrete estas preguntas: ¿qué muestra y revisión se aprobaron?, ¿qué componentes incluye cada unidad?, ¿qué material se acordó para cada componente?, ¿qué presentación y protección debían llegar?, ¿se autorizó alguna sustitución? Una diferencia visual puede justificar una revisión adicional, pero no identifica por sí sola el material.
La revisión de recepción es un control comercial y físico, no una prueba de seguridad. Confirme por separado la edad indicada y su respaldo para la referencia exacta; tampoco deduzca condiciones actuales de canje o reposición a partir de una compra anterior.
¿Cuándo aceptar, condicionar o rechazar una caja?
| Aceptar | La referencia, el conteo, el contenido, la presentación y la condición cumplen lo acordado dentro del alcance registrado. Cierre la fila con aprobador y fecha. |
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| Condicionar | La diferencia está identificada y puede resolverse mediante una acción aceptada por las partes. Registre unidades afectadas, solución, responsable, fecha compromiso y evidencia necesaria para cerrar; no dé por concedido el canje. |
| Rechazar | El producto no corresponde al pedido, presenta una desviación no aceptada o el daño impide aceptarlo bajo las condiciones acordadas. Documente el motivo y coordine la disposición o devolución sin mezclarlo con mercancía aceptada. |
¿Cómo aplicar la hoja y cerrar una reposición?
Cierre una reposición solo después de comprobar la corrección contra la diferencia original, no al recibir una promesa de envío.
Ejemplo ilustrativo: una caja de sets magnéticos coincide con la referencia y con el total de sets pedido, pero al revisar el contenido se detecta un set incompleto. Registre por separado el total recibido y la unidad incompleta. Si se autoriza una reposición, la fila queda condicionada con la pieza o unidad requerida, el responsable, la fecha compromiso y la evidencia que permitirá cerrarla.
En cambio, una caja de montables con una esquina golpeada puede aceptarse si la inspección confirma que producto, contenido y presentación exigida permanecen conformes. La marca exterior por sí sola no obliga a rechazar; tampoco permite ignorar daños internos. Fotografíe ambos niveles y fundamente la decisión.
Cuando llegue la reposición, vincule su recepción con la incidencia original, coteje referencia, contenido y estado, y registre quién autoriza el cierre y en qué fecha. Si la solución es parcial, mantenga pendiente únicamente lo que falta. La hoja conserva la trazabilidad de lo revisado y decidido; no sustituye la inspección.