Libere una caja de juguetes por mayoreo únicamente cuando sus variantes de color y cantidades coincidan con el surtido autorizado y cada variante esté vinculada con la referencia física aprobada del producto exacto. El registro debe comparar lo solicitado con lo observado, identificar la caja y dejar una decisión con responsable y fecha. Si falta cerrar una diferencia de color, mezcla o evidencia de edad aplicable, mantenga la caja retenida o condicionada, sin autorizar todavía su surtido.
Use una cabecera por caja y un renglón por variante. Identifique el producto y su mecanismo antes de revisar el tono: una muestra de otro modelo no sirve como referencia aunque tenga el mismo color. El formato propuesto es un control de compras; no es un certificado ni sustituye la evaluación de seguridad.
¿Qué se aprueba: el tono del juguete o la mezcla de la caja?
Se aprueban dos cosas distintas: la apariencia de cada variante y la composición del surtido dentro de la caja.
Para la apariencia, señale qué componentes cambian de color y contra qué muestra se comparan. Incluya material y acabado previstos de esas piezas; no extienda el material de una carcasa a todo el juguete. El brillo, la textura y la translucidez pueden cambiar la percepción del color. Una referencia cromática ayuda a definir el objetivo, pero no garantiza una apariencia idéntica entre materiales. Guía técnica de color
Para el surtido, elija y registre una regla: cantidades fijas por variante o mezcla libre exclusivamente entre variantes autorizadas. Si el pedido exige cantidades fijas, aprobar todos los colores por separado no autoriza cualquier combinación. Compare también las cantidades por color y el total de la caja.
Una aprobación digital de arte confirma instrucciones visuales, no todas las propiedades físicas o funcionales del juguete. Vincúlela con el producto y la versión correctos, sin usarla como sustituto de la muestra física que controla esta aprobación. Guía de aprobación visual
Formato de aprobación de variantes de color por caja
| Cabecera: pedido y caja | Anote pedido, proveedor, lote cuando corresponda e identificador único de la caja. Relacione ese identificador con la etiqueta física. |
|---|---|
| Cabecera: registro y revisión | Asigne un folio, número de revisión y fecha. Identifique la revisión anterior que queda sustituida. |
| Producto exacto | Anote código de producto, nombre, mecanismo y versión de construcción o empaque que corresponda al pedido. |
| Surtido autorizado | Registre cantidades fijas por variante o mezcla libre entre variantes expresamente aprobadas, junto con la cantidad total acordada por caja. |
| Variante y componentes | Identifique el color con una denominación inequívoca y señale las piezas a las que aplica. Registre material y acabado previstos de esas piezas. |
| Referencia física aprobada | Anote identificador de muestra, versión, fecha de aprobación, ubicación y responsable de custodia. Adjunte fotografías identificadas como apoyo. |
| Objetivo de apariencia | Describa tono, acabado, componentes que deben coincidir y diferencias expresamente aceptadas. Añada la referencia cromática acordada si se utiliza. |
| Observación de apariencia | Describa coincidencias o diferencias frente a la muestra, condiciones de iluminación y alcance de la revisión: unidades revisadas o inspección completa. |
| Cantidad objetivo y observada | Registre por separado unidades solicitadas y contadas de cada variante; concilie después ambos totales con el contenido de la caja. |
| Edad y alcance documental | Anote edad declarada para el producto exacto, identificación del documento que la respalda, versión y responsable de revisión. Registre cómo corresponde a la construcción y variante recibidas. |
| Decisión por variante y por caja | Marque liberada, retenida o condicionada. Distinga una aprobación visual de una autorización para surtir. |
| Responsables y fechas | Identifique a quien revisó y al aprobador autorizado, con fecha de revisión y fecha de decisión. |
| Condición y cierre | Describa la acción pendiente, responsable y fecha compromiso. Al resolverla, adjunte la evidencia, registre quién verificó el cierre y emita la decisión final con fecha. |
¿Cómo comparar la caja con la referencia física?
Compare las variantes recibidas junto a la muestra aprobada, bajo condiciones de observación acordadas y con el mismo alcance de revisión registrado.
Empiece por identidad y construcción: producto, mecanismo, piezas coloreadas, material y acabado previstos. Después revise el tono y cuente el surtido. Así evita aceptar una pieza distinta solo porque su color parece correcto.
Para efectos metálicos, perlados, transparentes o con brillantina, revise la pieza física desde distintos ángulos; una fotografía conserva únicamente una combinación de cámara, luz y posición. Esta revisión sirve para decidir la aceptación visual, no para demostrar seguridad. Guía técnica de color
Revise por separado la evidencia de edad del producto exacto. No deduzca aptitud para bebés por el color, el mecanismo o la categoría comercial. Si se utiliza un informe de ensayo, compruebe su alcance respecto de la construcción y las variantes recibidas; no presuponga que cada color necesita un informe distinto ni que uno cubre automáticamente todos.
¿Cuándo queda liberada, retenida o condicionada una caja?
Libere la caja cuando todas las variantes incluidas cumplan los criterios acordados, el surtido coincida y las revisiones aplicables estén cerradas.
Retenida significa que existe una diferencia sin aceptar o una comprobación necesaria sin resolver. Registre la causa concreta: variante no autorizada, cantidad distinta, referencia física pendiente de vincular o evidencia de edad pendiente de revisión. Una ausencia documental no demuestra por sí sola que el producto sea inseguro, pero tampoco autoriza a dar esa revisión por concluida.
Condicionada significa que ya existe una acción de cierre definida, con responsable y fecha, pero la caja aún no está autorizada para surtirse. No use este estado como permiso informal de salida.
Como criterio operativo propuesto, mantenga retenida la caja si contiene una variante no liberada. Si decide separar esa variante, identifique las cajas resultantes, vuelva a contar su contenido y emita la decisión correspondiente para cada una.
Ejemplo de decisión con dos variantes de color
Una caja puede contener colores aprobados y aun así no cumplir el surtido del pedido; la decisión exige revisar apariencia y composición por separado.
Supuesto de trabajo: el pedido exige cantidades fijas de una variante azul y otra verde del mismo producto. Ambas tienen referencias físicas aprobadas y la revisión de edad aplicable está cerrada. Si apariencia, cantidades por variante y total coinciden, la decisión propuesta es «liberada», con firma y fecha.
Ahora cambie una sola condición: el total de piezas coincide, pero hay más unidades azules y menos verdes que las autorizadas. La caja queda retenida por composición del surtido, no por color. Para cerrarla, corrija la mezcla o consiga una modificación expresa del pedido; después registre el recuento y la aprobación.
En otro supuesto, la mezcla coincide, pero una variante verde presenta un acabado diferente al de su referencia. Registre esa diferencia y asigne la evaluación de una nueva muestra. Puede marcarse «condicionada», sin salida autorizada, hasta que el comprador acepte la nueva referencia o se reponga la variante acordada. La aceptación visual no resuelve por sí sola el alcance de la evidencia de edad.
¿Cómo cerrar una condición o cambiar un color aprobado?
Cierre una condición solo después de verificar la corrección contra el objetivo registrado y dejar una nueva decisión fechada.
Pida respuestas concretas: «Confirme material y acabado de la pieza coloreada», «Identifique la muestra que controla esta variante» y «Confirme presentación, unidades por caja y mezcla por color para este pedido». Si el cambio afecta la compra, solicite también la cotización y el MOQ vigentes. Esas condiciones comerciales se confirman por separado; el registro de color no las establece.
Si cambia el color, acabado o diseño después de aprobarlo, emita una nueva revisión, identifique cuál sustituye y determine si requiere otra muestra, cotización o ajuste del programa. Ese control de versiones coincide con la recomendación de emitir una nueva aprobación cuando cambia el arte autorizado. Guía de aprobación visual
Conserve la revisión anterior y comunique la vigente a quien prepara y libera la caja. El registro aporta trazabilidad, pero no detecta por sí solo un cambio no declarado: la liberación sigue necesitando una comprobación física con alcance definido.